Key Achievements
- Digitalisierung komplexer Business Prozesse mit Jira
- Vereinfachung der Kommunikation zwischen IT und Business mit Jira Service Desk
- Automatische Dokumentation eines Projekts mit der Verknüpfung von Jira und Confluence
- Zentrales Projekt- und Task Management für mehr Transparenz
«Wir bauen Ihre Anforderungen auf den Standardprodukten auf und passen diese Ihren Bedürfnisse an. Die Standardprodukte Atlassian Jira und Confluence bieten wir ihnen als Paket mit einer integrierte PostgreSQL an und kann je nach Wunsch als Cloudlösung mit Docker / Kubernetes integriert werden aber auch als Onprime Lösung in Ihrer eigenen Systemumgebung von uns bezogen und von Ihnen betrieben werden. Unser aktuelles Cloud Standardpaket erhalten Sie aus der Google Cloud aus Zürich oder Amsterdam.»
— Matthias Uhde, Projekt Manager bei Projektfokus
Jira, Jira Service Desk und Confluence im Zusammenspiel
Mit dem Einsatz von Jira, Jira Service Desk und Confluence wurden drei verschiedene Anforderungen abgedeckt und miteinander verknüpft.
Mit Jira stellt man die Abbildung der internen Business-Prozesse sicher. Pro Prozess wurde ein Workflow designed der auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten ist. Jeder Incident, jedes Projektticket, jeder Task durchläuft der für diesen Typ vorgesehenen Workflow und kann auf Grund der kundenspezifischen Konfiguration nicht in einen falschen Status versetzt werden oder es kann kein obligatorischer Schritt vergessen gehen. Mit fast 30 verschiedenen Issue Typen entwickelte sich diese Jira Plattform zu einem sehr komplexen System.
Jira Service Desk erlaubt es Kunden selbst Tickets aller Art zu erfassen und deren Status zu prüfen, ohne, dass man dem Kunden den vollen Zugriff auf Jira geben muss. Nebst einer einfacheren Ansicht für den Kunden hat dies auch Lizenz technische Vorteile. Jira Service Desk User müssen nicht im Jira lizenziert werden und können unbegrenzt erstellt werden.
Der Einsatz von Confluence komplettiert das Angebot für diesen Kunden. Confluence wird eingesetzt um wiederkehrende Abläufe (Betriebshandbuch), Projekte und Anleitungen zu dokumentieren. Beim Erstellen eines neuen Portfolios im Jira wird automatisch ein neuer Confluence Bereich und die nötigen zu dokumentierenden Seiten erstellt. Dies erleichtert die Initiale Erstellung der Dokumentation und stellt die Qualität sicher.
Customizing leicht gemacht
Durch die hohe Anzahl von Business Prozessen, involvierter Rollen und Arbeitsschritte war ein Customizing von Jira & Jira Service Desk notwendig. Jeder Button, jede Statusänderung und jeder Schritt innerhalb der Prozesse löst im Hintergrund die nötigen Schritte, z.b. Wertprüfungen, Erstellen von Sub-Tasks, Zuweisen des Tickets an das richtige Team, automatisch aus. Der User benötigt keine Checklisten mehr um zu wissen was als nächstes zu tun ist im Prozess und er muss keine Prozessdokumentationen mehr studieren um keinen Schritt zu vergessen. Im Jira ist der Business Prozess hinterlegt und wird bei jedem neuen Ticket angewendet.
Das Business im Vordergrund
Im Vordergrund in dieser langjährigen Zusammenarbeit sind die Anforderungen des Business an die Atlassian Produkte. Wann soll welches Ticket zu wem? Wer muss zu welchem Zeitpunkt welche Angaben liefern? Wer ist in welchem Schritt für die Ausführung eines Schritts zuständig? Dies sind nur einige Fragen die das Projektteam sich immer wieder stellen musste um im Anschluss eine Empfehlung für die Umsetzung eines neuen Features oder ein Anpassung abzugeben. Zur laufenden Weiterentwicklung der Plattform wurde der Kunde bei Problemen mit der Atlassian Plattform und deren Konfiguration unterstützt. Dabei war es wichtig stets eng mit dem Business zusammen zu arbeiten und sich als ein gemeinsames Team zu sehen.
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